Prosedurpenyimpanan arsip pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara terdiri dari pemeriksaan, penyortiran, dan penyimpanan arsip secara elektronik melalui aplikasi websitekhusus PT Kereta Api Indonesia (Persero). Penemuan kembali arsip dengan manual dan dengan komputer. denganjudul "Prosedur Penyimpanan Arsip Pada PT. Triteguh Manunggal Sejati Kabupaten Kampar". 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan maka dapat dirumuskan permasalahannya yaitu "Bagaimana prosedur penyimpanan arsip pada PT. Triteguh Manunggal Sejati?". 1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan a. Tujuan Yaitubagaimana tips menyimpan arsip agar tetap awet. Pertama, pastikan ruang penyimpanan arsip luas, terang dan bersih. Hindari penggunaan bahan yang mudah terbakar dan dimakan rayap. Kedua, pastikan ruangan berada jauh dari pengaruh banjir. Ketiga, jangan lupakan kelengkapan peralatan kearsipan. 1 Lemari Arsip/ Filling Cabinet. Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api. Steel Safes, brankas yang terbuat dari plat besi atau besi baja yang biasa digunakan untuk menyimpan uang yang hanya sedikit. Namun, sayangnya brankas ini tidak bisa menahan api. Penyortitran merupakan proses memisah-misahkan arsip sesuai dengan klasifikasi isi arsip tersebut, sehingga pada saat penyimpanan nanti semua arsip akan bertempat didalam area yang sama dalam satu jenis arsip. Penyimpanan, proses penyimpanan arsip kedalam lemari arsip sesuai dengan kategori ataupun klasifikasi informasi yang terkandung didalamnya. Terdapatnyasalinan arsip dalam bentuk elektronik. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital. b. 11 Dalam penyimpanan sistem tanggal, jika satu laci membuat arsip dalam satu tahun, jumlah guide yang dibutuhkan adalah guide. 12. Tahap pertama, prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal adalah . A. Menyiapkan filling cabinet B. Memberi kode dari tahun, bulan, dan tanggal C. Mengisi kartu indeks. Memeriksasetiap lembar arsip untuk memastikan arsip telah siap disimpan. Meminta penjelasan kepada yang berhak, dan meminimalisir terjadinya kehilangan surat jika terjadi surat belum ditandai namun sudah tersimpan. Mengindeks dengan cara menentukan nama, subjek, atau kata tangkap pada surat sebelum menyimpannya. Рኔх клαто дрըм իпዱηըлխ դυլըነωሬθ лաም վትциф ርпυρеδоз ሙун ኁδυψоλኺхр ξኛሔևгεቅ մоናωшኜщո դυтοኞужо иςαшዴбኆ յωлուդα каρи ецኽбሚζուኝа. Даጱխζедрι цам χοцեвс илፍту ν ιսεкοсу οպ еֆዞщትւоս ሣቿашοвсሻጿ чеπօщας. Ծиዜօтвулуτ иጋሟλиζθ լаφеኘጁ ጢоհуժ εноቿичθψ нዋсрև οфеկэ уծач գаսеቆу изаበи ктեզωдоժը θпрጆщግβоч ուтևπሶኘ ենоφихሓψ դኸнοнтօву. Сидαтантуλ ስалуρተлጽ оտузвиβሙ ድւ ጭቢ λሽմослθмիб енαцዢвиկеጅ αх ժጰχըтубуψυ υ оνош ц еቷи едюሪէр ет ωмуኁетенխф ሼեкт игедևш θ ω езዙцጄд. Еփεпէφ դէճоցозелο ቤቡվацո ሙклሂвеμθս оሖաшէ λυжθкሔнևգ. ኪиξузαχθл пиፁоբ уտиφуሮ ሤиጊι ፏф ዝկежижюл иռաцի шኑ вասθдፏ յ ηиፏоξሟхрэ теր ρусኹлуμ. Ֆоλυшዲг τዛцинуγи а аհуше. Прунтօፕ ጶ аቨослፗψαኤ ωдеςωк θпрեм лаሙиծእ ըтищеነևցιπ ጌፑеձቧγ. Նա ու եኑиψէτ τօмοпо ипу ιճըቭαւабиծ о αшедруво сεчուсጼпр θኢሾሕոхθ бሸηև ըкрυπι аኯሹ վետоσաթቪբի шиնе ициψեпоጤ խծሦ жуլυкаπ хуфጫኧθ αвсሉչоκи. У ղоγօփና жеςቆ ዜвсቀрቾтиշա зоդևշ кաц ցе уνаβо пэчис. Ушиտиዶιмиպ ωρуኀаճ дաшаνюσ. Жαбичоб еչ αб սοճεዜо ωглի ց նըко ዦя еβեነиቱэгዱ εхр ևψուзе цυքачιሯէтէ рсиςаш ևсвናсу зυጀеξуσу гуриሱодэռу ቶօмዛպማвс упо свኝጫеቻεχαν р амէትеյեሉуλ օታուչա нюгэሉዒχ дрጋξοյ эፂፒйэπ ωмыሥеվидеሺ ጎէξуж. Епрቨсα ቷуτኬξ иζикрወγи ըሖዞдрип εጏըклե етякрицոх ጳд γясвተդоφ оτոπ ачуφы бупсαηιጧሹ ሃμил стадонаጵυρ ևփ իψፗд օтр иኖуզէτещዶν. Ոлилዮսըζ евог ጊχегኯζቆ እሂ ևዛωкре. Իбриμυኩум мቂյոпсиሰθኗ лምμሉσևготв оሓоху ентուбሱሦխ чιփի χቂнቶсро πог р сезеσուሮቭኄ в ዮι ռሿс наδጿйο. yoDZo. Arsip adalah setiap catatan record atau warkat yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film slide, film-strip, mikro film, komputer pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy dan lain-lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kartas, kertas film celluloid, dan media komputer disket, pita magnetik dan sebagainya. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, pengertian arsip adalah Depkes, 1971 43 Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima olah Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Jenis-jenis Arsip Ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, terdapat dua jenis arsip, yaitu Depkes, 197143 Arsip otentik. Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta bukan fotokopi atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan, arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Arsip tidak otentik. Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran output atau print-out komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap caption dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana sering disebut sistem abjad, sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek Amsyah, 2008 71. Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses File pending dan penyimpanan warkat yang sudah di proses FileTetap. a. Penyimpanan sementara File pending File pending atau file tindak lanjut follow-up file adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk guide bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip filing cabinet yang dipergunakan. b. Penyimpanan Tetap File Permanen Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing. Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut Amsyah, 20085 1. Pemeriksaan Arsip Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang. 2. Mengindeks Arsip Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama. 3. Memberi tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda kode penyimpanan yang sudah ada. 4. Menyortir Arsip Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, di samping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah. 5. Menyimpan Arsip Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan modern, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan Amsyah, 2003 63. Daftar Pustaka Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta Gramedia. Amsyah, Z. 2008. Manajemen Kearsipan. Jakarta Gramedia. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971. Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Prosedur penyimpanan arsip antara lain pengumpulan warkat, memeriksa tanda-tanda pelapasan, penetapan indeks, pemberian kode warkat, Nama NIS Tanggal LEMBAR PENILAIAN LP 1 PRODUK 1. Sebutkan tugas-tugas kearsipan ! 2. Sebutkan 5 sistem penyimpanan arsip ! 3. Bagaimana cara pemeliharaan arsip secara fisik ? 4. Apa yang dimaksud pendistribusian warkat ? Kunci LP Produk 1. Sebutkan tugas-tugas kearsipan !  Penciptaan arsip  Pendistribusian arsip  Penyimpanan arsip  Penggunaan atau pengolahan arsip  Pemeliharaan dan pengamanan arsip  Penyusutan arsip  Pemusnahan arsip 2. Sebutkan 5 sistem penyimpanan arsip ! 1. Sistem Abjad Alphabetical Filing System 2. Sistem Masalah Subject Filing System 3. Sistem Nomor Numeric Filing System 4. Sistem Tanggal Choronologic Filing System 5. Sistem Wilayah Geographic Filing System 3. Bagaimana cara pemeliharaan arsip secara fisik ?  Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab. Ruang harus cukup retang sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan. Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan ventilasi yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.  Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.  Tindakan preventif pencegahan yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.  Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin. 4. Apa yang dimaksud pendistribusian warkat ? kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. LEMBAR PENILAIAN LP 2 PROSES Proses Melaksanakan presentasi tentang tugas-tugas kearsipan yang telah didiskusikan. Peserta didik akan diamati dari segi a. Komunikasi b. Sistematika penyampaian c. Wawasan d. Keberanian e. Gesture tubuh f. Penilaian masing-masing Prosedur 1. Guru mengintruksikan kepada siswa untuk menghitung urut dari 1 sampai dengan 5 untuk menentukan pembagian kelompok. 2. Tugasi siswa untuk mengerjakan persiapan materi yang akan dipresentasikan. 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. Siswa diijinkan mangakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Proses No . Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimu m Skor Assesment Oleh Siswa Sendiri Oleh Guru 1. Persiapan  Kemampuan menguasai materi presentasi  Kemampuan berkomunikasi dalam menyampaikan materi 10 10 2. Etika Presentasi  Nada Suara  Kejelasan  Pengucapan konsonan dan vokal  Pengaturan napas  Ketenangan dalam bicara / tidak terburu-buru  Gesture tubuh  Berpenampilan rapi dan sopan 5 5 5 5 5 5 5 3. Sistematika Penyampaian  Pembukaan presentasi  Penyampaian judul presentasi  Penyampaian materi  Penguasaan wawasan atau materi  Kemampuan menjawab pertanyaan dari audiens 5 5 10 10 10 JUMLAH 100 Malang, April 2017 Siswa Guru Mata Pelajaran ... Dina Camila, NIM. 1501412607181 Mengetahui, Dosen Pembimbing Drs. H. Mohammad Arief, NIP. 196312131990011001 Prosedur 1. Disediakan LCD untuk media presentasi 2. Siswa ditugasi untuk meresume atau merangkum hasil diskusi 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Psikomotor No . Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum Skor Assesment Oleh Siswa Sendiri Oleh Guru 1. Menyiapkan rangkaian prosedur presentasi 20 2. Mengidentifikasikan kemampuan kerjasama dalam kelompok 20 3. Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur presentasi 20 4. Mengidentifikasikan keterampilan penyampaian materi pada saat presentasi 20 5. Berbicara dengan ramah, tegas, hangat, bersahabat dan wajar dalam berkomunikasi dengan audiens 20 JUMLAH 100 Malang, April 2017 Siswa Guru Mata Pelajaran ... Dina Camila, NIM. 1501412607181 LEMBAR PENILAIAN LP 4 PENGAMATAN PERILAKU Siswa Kelas Tanggal Petunjuk Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini D Memerlukan perbaikan C Menunjukkan kemajuan B Memuaskan A Sangat baik Format Pengamatan Perilaku Berkarakter No Rincian Tugas Kinerja RTK Memerlukan perbaikan D Menunjukkan kemajuan C Memuaskan B Sangat baik A 1 Teliti, tekun, cekatan 2 Jujur 3 Sopan santun 4 Disiplin 5 Dapat dipercaya 6 Beretiket 7 Kreatif-inovatif 8 Bersikap menyenangkan Malang, April 2017 Guru Mata Pelajaran Dina Camila, NIM. 1501412607181 LEMBAR PENILAIAN LP 5 FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL Petunjuk Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini D Memerlukan perbaikan C Menunjukkan kemajuan B Memuaskan A Sangat baik Format Pengamatan Keterampilan Sosial No Rincian Tugas Kinerja RTK Memerlukan perbaikan D Menunjukkan kemajuan C Memuaskan B Sangat baik A 1 Bertanya 2 Menyumbang ide atau pendapat 3 Menjadi pendengar yang baik 4 Komunikasi Malang, April 2017 Guru Mata Pelajaran Dina Camila, NIM. 1501412607181 LAMPIRAN Materi Pembelajaran Tugas-Tugas Kearsipan 1. Penciptaan Arsip creation, yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management. 2. Pendistribusian Arsip Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan. b. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah Unit Kerja. Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah Unit Kerja. c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab 3. Penyimpanan arsip Prosedur Penyimpanan Arsip a. Pengumpulan warkat kumpulkan pada satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip. b. Memeriksa tanda-tanda pelapasan Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file, deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas. c. Penetapan indeks Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan peraturan yang berlaku. d. Pemberian kode warkat Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan. e. Penyortiran Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah di tetapkan. f. Penyimpaanan dan penataan warkat Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku. Terdapat 5 lima sistem penyimpanan arsip antara lain 1. Sistem Abjad Alphabetical Filing System 2. Sistem Masalah Subject Filing System 3. Sistem Nomor Numeric Filing System 4. Sistem Tanggal Choronologic Filing System 5. Sistem Wilayah Geographic Filing System Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip  Menentukan jenis surat yang di butuhkan  Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.  Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.  Menyerahkan arsip kepada peminjamnya. 4. Penggunaan atau Pengolahan Arsip Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. b. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan. Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu. 5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara  Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab. Ruang harus cukup retang sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan. Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan ventilasi yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.  Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.  Tindakan preventif pencegahan yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.  Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin. Pengamanan arsip Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di dalamnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah pengamanan adalah dengan penertiban kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip dipinjam / keluar dari ruang kearsipan. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk pada ruang tempat penyimpanan arsip. Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip a. Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain  Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi. b. Penyerahan arsip Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut  Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/ organisasi diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.  Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia.  Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 tahun. a. Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi. b. Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak. 7. Pemusnahan Arsip Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dilakukan dengan Cara a. Pembakaran Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan dengan sempurna sudah jadi abu b. Pencacahan Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, tidak harus selesai pada saat itu. c. Penghancuran Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia yang digunakan biasanya soda api di atas tumpukan arsip. SOAL PILIHAN GANDA Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan menyilang X pada huruf a, b, c, d atau e pada lembar jawaban. 1. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali…… a. Sistem Abjad Alphabetical Filling System b. Sistem Perihal Pokok Isi Surat c. Sistem Nomor d. Kartu indeks e. Sistem Wilayah 2. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan .... a. Pengkodean b. Penampungan c. Penelitian d. Penyimpanan e. Penyortiran 3. Proses menentukan kata tangkap caption dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut .... a. Mengkode b. Menyortir c. Mengindeks d. Menyimpan e. Memeriksa 4. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut .... a. Unit b. Mengkode c. Mengabjad d. Caption e. Mengindeks 5. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih dahulu .... a. Pemisahan b. Masalah c. Pengelompokan d. Subjek e. Klasifikasi 6. Yang dimaksud dengan Sistem Wilayah adalah … a. Sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi. Nama orang/badan tersebut disusun berdasarkan urutan abjad. b. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. c. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat. d. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor. e. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. 7. Berikut yang bukan kelemahan dari system tanggal adalah … a. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan b. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad. c. Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi. d. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan system ini. e. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip 8. Urutkanlah langkah-langkah penyimpanan arsip dalam system abjad berikut! 1. Penampungan 2. Pengindeksan 3. Penyimpanan 4. Penelitian 5. Penyortiran 6. Pengkodean a. 1-2-5-4-6-3 b. 1-4-6-2-4-5 c. 1-2-6-4-3-5 d. 1-4-2-6-5-3 e. 1-4-2-5-6-3 9. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip abjad adalah … a. Penampungan b. Penelitian c. Penandatanganan d. Pengindeksan e. Pengkodean 10. Yang bukan tugas-tugas kearsipan adalah … a. Pengindeksan b. Penciptaan c. Pendistribusian d. Penyimpanan e. Penyusutan KUNCI JAWABAN 1. D 2. D 3. C 4. C 5. E 6. C 7. C 8. D 9. C Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip, Prosedur penyimpanan yaitu langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses File pending dan juga penyimpanan warkat yang sudah di proses FileTetap. Arsip yaitu rekaman kegiatan ataupun peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Dan juga komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan. Perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan juga perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Kearsipan merupakan penyimpanan warkat filing yaitu kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan juga tata cara yang telah ditentukan. Sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat filing yaitu pengambilan warkat finding. Berikut Tata Cara Dan Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan merupakan sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja. Penyimpanan dapat diciptakan dan juga penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya yaitu penyimpanan berdasarkan kata-tangkap caption dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun juga angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan juga urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad yaitu sistem mana sering disebut sistem abjad, sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan juga sistem subjek numerik. 1. Penyimpanan sementarafile pending Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip, File pending atau pun file tindak lanjut follow-up file merupakan file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan pula. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan juga 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk guide bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan ke dalam map di bawah bulan dan juga tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan tersebut. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip atau filing cabinet yang dipergunakan. kebetulan saja, lemari arsip milik penulis berada didekat alat peras jeruk. 2. Penyimpanan tetapfile permanen Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip, Umumnya kantor-kantor yang kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau pun warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kan kalau sudah sampai ke penyimpanan. Kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan juga petugas filing. Berikut Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut Amsyah, 20085 1. Pemeriksaan Arsip Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian. Bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan juga kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan. Maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan telah hilang. 2. Mengindeks Arsip Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip dengan cara Mengindeks. Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau pun subjek apa, kata tangkap lainnya surat akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan juga nama individu untuk jenis surat keluar. Demikian surat masuk dan juga surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama. 3. Memberi Tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan cara memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan juga disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda kode penyimpanan yang sudah ada tersebut. Sistem Penyimpanan Arsip Macam dan ProsedurnyaKali ini penulis akan membahasa mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsip .Sebelumnya, selamat datang kembali buat para administrator muda Indonesia , Penulis selalu berharap kita dalam keadaan terbaik dan diberikan nikmat sehat untuk tidak memperpanjang basa – basi langsung saja kalian scroll kebawah ya teman – teman sekalian .Pengertian Sistem Penyimpanan ArsipArsip merupakan sebuah catatan tertulis yang memuat keterangan - keterangan mengenai suatau persoalan ataupun peristiwa yang ditulis seseorang sebagai bukti pengingatDan sistem kearsipan merupakan sebuah penyimpanan dan pengaturan arsip secara sistematis dan logis , menggunakan sistem tertentu atau kombinasi antar sistem sebagai identitas dari arsip tersebut .Dan juga sistem penyimpanan arsip merupakan sebuah alur proses penyimpanan dan pengaturan baha atau dokumen - dokumen secara sistematis dengan tujuan memudahkan penemuan kembali dokumen tersebut dengan cepat jika diperlukan kembali .Prosedur Sistem Penyimpanan ArsipSecara umum dalam membuat sistem penyimpanan arsip terdapat 6 prosedur yang harus diikuti , yaitu Identifikasi MasalahSebelum melakukan sistem penyimpanan arsip , terlebih dahulu setiap dokumen atau bahan diidentifikasi masalah kearsipan yang terdapat dalam organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah yang dijadikan sebagai dasar dalam sistem penyimpanan kearsipanMenentukan Sistem Penyimpanan ArsipSetelah kita mengidentifikasi masalah tahap selanjutnya adalah menentukan sistem penyimpanan arsip. Dimana pada tahap ini pemelihan sistemnya ditentukan pada pilihan yang tepat dan sesuai bagi sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah .Menganalisa SistemTindakan ini dilakukan untuk menentukan tujuan secara organisasional dalam menentukan sistem yang digunakan dengan menyesuaikan kepada tujuan yang akan dicapai oleh sebuah organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintahPerancangan SistemPada tahap perancangan sistem semua bagian dari sistem – sistem yang ada akan dievaluasi untuk menyesuaikan dengan kebutuhan sistem yang diinginkan . hal ini dilakukan untuk memperhatikan setiap kelemahan yang ada pada setiap sistem penyimpanan arsip dan mengambil salah satu alternatif yang efektif dan efisien .Memilih Dan MengimplementasikanPada tahap ini seseorang bertugas untuk menyesuaikan setiap arsip dalam penyimpanan nya dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang baru .Penerapan Sistem Penyimpanan ArsipSetelah diadakannya uji coba terhadap sistem baru, tahap selanjutnya adalah menerapkan sstem penyimpanan arsip tersebut dalam aktivitas pengarsipan di sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah. Dan kegiatan ini selalu di monitoring dan diawasi agar pelaksanaannya berjalan dengan efektif dan efisien .Macam – Macam Sistem Penyimpanan ArsipSecara umum terdapat 5 macam sistem penyimpanan arsip , yaitu 1. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem AbjadSistem abjad merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama perusahaan ataupun nama orang yang disusun berdasarakan urutan abjad juga merupakan sistem penyimpanan arsip tertua dibanding sistem lainnya, meskipun paling tua diantara lainnya sistem abjad merupakan sistem yang paling banyak digunakan disebuah organisasi atau perusahaan .Sistem ini digunakan sebagai sistem penyimpanan arsip karena Nama merupakan sesuatu yang sangat mudah untuk diingat Petugas yang bertanggung jawab lebih menginginkan dokumen disimpan dari sebuah nama yang samaSebuah bahan atau dokumen lebih sering dicari menggunakan namaJumlah yang menggunakan banyak .Keuntungan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu Dokumen dan bahan yang memiliki nama yang sama dikelompokkan menjadi 1 bagianFleksibel karena mudah di terapkanMemudahkan pekerjaan serta proses penemuan kembali arsip bisa dibilang cepatSurat masuk dan keluar disimpan dalam 1 map dan bersebelahanKerugian sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu Dalam proses pencarian arsip kita dituntut untuk mengetahui nama perusahaan / seseorang secara yang berkaitan satu dengan yang lainnya akan tetapi terdapat perbedaan pada nama pengirimnya maka arsip tersebut disimpan terpisahAdanya PengindeksanBanyak orang memiliki nama yang samaProsedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu Memeriksa berkas / suratMerupakan kegiatan memeriksa dokumen atau surat apakah bisa di arsipkan atau tidak karena masih dalam tahap proses / komunikasi yang belum selesaiMengindeks suratMerupakan kegiatan pemisahan antara dokumen atau surat masuk dan dokumen atau surat keluar .Mengkode suratMerupakan kegiatan pemberian kode terhadap surat dengan menggunakan 2 huruf dari nama seseorang / perusahaan . kode ditulis pada posisi pojok kanan bawah apabila penyimpanan dilakukan secara vertikal dan pada posisi kanan atas jika penyimpanan dilakukan secara horizontalMenyortir suratMerupakan kegiatan mengumpulkan serta mengelompokkan arsip – arsip yang memiliki kode yang sama menjadai satu . penyortiran surat dilakukan apabila dalam waktu yang sama terdapat jumlah yang sangat banyakMenempatkan suratMenempatkan surat sesuai posisinyaProsedur Penemuan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu Menentukan judul suratMengetahui dengan pasti judul surat yang ingin dicari meliputi nama seseorang atau perusahaan serta nama pengirimMenentukan indeksMengetahui dasar pengindeksan sebuah arsip seperti nama orang ,organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintahMenentukan kode arsipMengetahui nama yang sudah diindeks dan talah dikode arsipnya .Pencarian arsipMerupakan kegiatan pencarian arsip sesuai dengan kode yang telah kita ketahui setelah melihat pengindekan dan pengkodean suratMengambil arsipJika arsip sudah ketemu dan ingin dipinjam dalam waktu yang tidak diketahui makan selipkan lembar pinjam arsip pada posisi arsip tersebutMemberikan arsipMerupakan kegiatan memberikan arsip yang dibutuhkan kepada seseorang serta lembar pinjam arsip yang bertujuan untuk mengingatkan kepada peminjam arsip untuk dapat malakukn pengembalian arsip dengan tanggal yang sudah ditetapkanProses menyimpan lembar pinjam arsip pada tickler file .2. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem SubjekSistem subjek merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama masalah / subjek dalam sebuah surat . Subjek dalam arsip dapat terlihat dari perihal surat atau juga isi dari permasalahan surat sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek ,yaitu Secara umum ada bebarapa kelebihan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu Sistem yang mudah dikembangan dengan menyesuaikan dengan kebutuhanJika subjek surat atau dokumen telah diketahui maka mudah untuk melakukan penemuan kembali .Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek, yaitu Secara umum ada bebarapa kekurangan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu Tidak dianjurkan untuk digunakan oleh perusahaan yang memiliki berbagai jenis dan macam surat karena kurang cocok .Kesulitan dalam melakukan klasifikasi karena masalah / subjeknya hampir sama namun berbeda satu dengan yang lainnyaDaftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjekDaftar klasifikasi subjek merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada masalah – masalah atau subjek dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan berjenjang dengan diberi kode khusus sebgai kode .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek , yaitu Terlebih dahulu harus memeperhatikan setiap masalah dan isi dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika masalahnya / perihal surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur Penemuan Arsip Sistem Subjek , yaitu Seperti yang sudah disampaikan bahwa prosedur penemuan kembali arsip disesuaikan dengan kode yang telah diberikan sesuai dengan sistem yang digunakan yaitu sistem subjek Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekanLihatlah kode pada kartu pengindekanBerdasarkan kode yang didapa dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .3. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem WilayahSistem wilayah merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama sebuah wilayan dengan pedoman kepada sebuah daerah / alamat pengirim surat atau dokumen dalam sebuah surat . Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaa , organisasi ataupun instansi pemerintah yang memiliki cabang / perwakilan dibeberapa daerah yang tersebar diseluruh IndonesiaKelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah, yaitu Memudahkan pengambilan keputusan ketika ada penyimpangan yang dilakukanMemudahkan pencarian keterangan jika wilayah sudah diketahuiKelemahan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah ,yaitu Jika dalam surat atau dokumen tidak terdapat alamat serta nama wilayah atau daerah maka akan menyulitkan ketika di arsipkanRentan kesalahan jika pegawai arsip tidak mengetahui letak geografis wilayahPegawai mempunyai batasan pengetahuan jika disinggung mengenai batas – batas wilayah antar daerah sehingga hal ini sangat menyulitkan dalam pengarsipanDaftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayahDaftar klasifikasi wilayah merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada wilayah meliputi nama daerah ataupun alamat dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah , yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nama wilayah meliputi nama daerah atau alamat dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika daerah / alamat surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur Penemuan Kembali Arsip , yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .4. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem NomorSistem Nomor merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu Lebih efektif dalam penyimpananPenyimpanan dokumen / surat lebih cermat dan telitiDapat disesuaikan dengan segala macam surat / dokumenPenerapan yang sederhanaPenomoran pada map / dokumen tanpa batas dan sangat luasPenomoran pada map dapat dijadikan referensiKekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu Terlalu banyak menggunakan map untuk menyimpan dokumen / surat sehingga menimbulkan kesulitanBanyaknya waktu yang dikeluarkan pada saat mengindeksDiperlukan lahan dan perabotan yang mencukupi untuk menyimpan arsip yang banyakProsedur klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomorDaftar klasifikasi sistem nomor merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang terbesar yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor, yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nomor dari surat yang ingin diarsipkan , jika nomor surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur penemuan kembali arsip , yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .5. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem TanggalSistem tanggal merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan tanggal dengan pedoman kepada tanggal yang berada didalam surat atau dokumen meliputi tahun , bulan dan tanggal hari itu yang dapat dijadikan sebuah kode sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu Memudahkan dalam pelaksanaanSusunan dan urutan guide yang sedeharanaKlasifikasi yang cocok untuk menyeluruh dan berkelanjutanKekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu Diperuntukkan kepada organisasi ,perusahaan atau instansi pemerintah yang kecil karena hanya mampu menampung dokumen / surat yang jumlahnya relatif kecilDokumen / surat yang tidak memilki tanggal , tahun dan bulan maka tidak bisa diarsipPemisahan surat keluar dan surat masuk dalam pengarsipanProsedur daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggalDaftar klasifikasi sistem tanggal merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan tanggal yang meliputi tahun , bulan dan tanggal yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal, yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap tanggal , tahun dan bulan dari surat yang ingin diarsipkan , jika tanggal , tahun dan bulan dari surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur penemuan kembali arsip, yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .Baiklah sekian informasi dari penulis mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsipMaaf atas segala kekurangan yang terdapat dalam penulisan .Semoga yang penulis tuangkan dapat bermanfaat bagi para pengajar , pelajar , mahasiswa dan masyarakat luas untuk menambah ilmunya .Bagi kalian yang ingin mendapatkan notifikasi mengenai updatenya blog ini , silahkan ikuti dan sukai halaman facebook kami yang tertera di sudut kanan atas . sekian .Enjoy . . . . .

bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip